Co to jest brief?
Zanim przystąpimy wykonania projektu lub zadania zawsze warto jest odpowiednio się przygotować. Odpowiedzieć na różne pytania, zaplanować kolejność działań oraz przygotować narzędzia potrzebne do pracy. By o niczym nie zapomnieć najlepiej spisać to w formie Briefu.
Już dawno powiedziano, że pisany tekst ma większą moc sprawczą niż myśli. Te drugie są ulotne, w jednej je pamiętamy a w kolejnej już nie. Często trudno jest je też w miarę logicznie ułożyć. Dlatego ważne rzeczy warto jest zapisywać.
I tym właśnie w pewnym sensie jest brief. Bo brief jest streszczeniem (podsumowaniem) tego co udało nam się dowiedzieć o danym zadaniu:
Brief sporządzany jest najczęściej w formie papierowej. Jednak spokojnie może być również w formie elektronicznej (np. formularza). Forma elektroniczna może być przynajmniej moim zdaniem lepszym rozwiązaniem niż papierowa. Przynajmniej w sytuacji kiedy jest dobrze przygotowana. Nasi odbiorcy nie koniecznie bowiem muszą znać się na wszystkim. To znaczy dobrze by było aby znał się na swojej branży i był w miarę otwarty na sugestie (ale bez przesady).
Najważniejszymi zadaniami briefu są:
Brief powinien przygotować praktycznie każdy kto przygotowuje się do wykonania jakiegoś większego (a czasem nawet małego) zadania. Dzięki temu w jasny i czytelny sposób może określić co tak naprawdę jest mu potrzebne.
Oczywiście z biegiem czasu zaczną pojawiać się prawie na pewno drobne odstępstwa. Jednak jeśli brief jest dobrze przygotowany, nie powinny one wprowadzać dużego chaosu.
By brief był dobry powinien zawierać różne ważne dla konkretnego projektu informacje. Przy czym jednocześnie powinien być zwięzły. Aby to osiągnąć zazwyczaj stawia się na różne kwestie takie jak:
W praktyce powinniśmy się dowiedzieć o co chodzi, czego chce, potrzebuje zleceniodawca. Czyli np. czy chce on:
Często zleceniodawca tak naprawdę nie wie czego potrzebuje. Jedynie oczekuje określonego efektu. Sami więc musimy dochodzić do tego co tak naprawdę jest mu potrzebne.
Jak zawsze musimy pamiętać o tym dla kogo tworzymy. Kto będzie docelowym odbiorcom. Oczywiście trzeba brać pod uwagę co mówi zleceniodawca bo on najlepiej powinien wiedzieć czego chce i co oczekuje klient. Jednak zdarza się, że różnie z tym bywa.
Przykładowo brałam kiedyś udział w wdrożeniu gdzie okazało się, że produkt nie ma połowy potrzebnych funkcji. Z pozoru błaha rzecz zdaniem zleceniodawców. Bo była to witryna internetowa umożliwiająca rejestrację na targi wraz z wystawianiem faktur. I tu był właśnie problem, zleceniodawca nie porozmawiał z księgowością i obsługą klienta jakie dane muszą być zbierane.
Co to ma wspólnego z grupą docelową? W przypadku tego projektu były 2 grupy docelowe. Pierwsza to klient chcący zarejestrować się na targi, druga to osoby obsługujące serwis. Obie strony były równie ważne! Gdyby bowiem czegoś zabrakło mogły by być konsekwencje. Takie jak np. korekta do źle wystawionej faktury, brak rejestracji lub przerywanie podczas wypełniania formularza bo nie można wprowadzić odpowiednich danych.
W praktyce zależy to od tego czym będziemy się zajmowali oraz kto jest zleceniodawcą. Na podstawie tego musimy ustalić jaka forma przekazu będzie najefektywniejsza. Czyli czy np. mamy zwracać się do odbiorcy
Forma ta powinna współgrać z brandem marki, tak by nie odrzucała od siebie potencjalnych klientów.
Czyli co robimy, gdzie, dla kogo w jakiej formie. Brzmi dziwnie, ale to kwintesencja sprawy. Najlepiej będzie to omówić na przykładzie:
Przygotowując się do konkretnego działania warto zwrócić uwagę na to co robi nasza konkurencja. Dzięki temu można się przekonać czy dana czynność działa lub nie działa. Czy też chcemy zrobić to co oni. Przykładowo przy tworzeniu nowej lub aktualizacji strony warto przyjrzeć się co na swojej stronie ma konkurencja. Czy ma jakieś slidery, tabele, menu jest tradycyjne czy może nowoczesne, itp.
Warto jednak pamiętać, że nie zawsze to co robi konkurencja sprawdzi się w naszym przypadku. Rynek może być bowiem przesycony lub nasza forma komunikacji inna. A tym samym nie będziemy trafiać do klientów.
Kolejnym krokiem będzie ustalenie budżetu jaki mamy na wykonanie konkretnego projektu. Uwzględnić w nim trzeba będzie wszystkie wydatki jakich się spodziewamy podczas projektu. Czyli:
Brzmi to może trochę niezrozumiale dlatego może omówię to na przykładzie “wykonania prostej strony www”:
Czyli w praktyce to co możemy zaoferować i wykonać. Kiedy mówimy o zasobach warto pamiętać, że nie chodzi tylko o programy czy rzeczy jakie posiadamy. Chodzi także o ludzi, którzy będą przy tym projekcie pracować. Musimy więc przeanalizować:
Wbrew pozorom często barierą w wykonaniu danego produktu nie jest brak wykfalifikowanej kadry tylko czasu, oraz pomysłu jak zgrać ze sobą pracowników. Dlatego istotne jest wdrożenie odpowiednik metodyk prowadzenia projektów.
Jak widać stworzenie porządnego briefu w cale nie jest takie łatwe. Wydaje mi się jednak, że po napisaniu kilku będzie to nieco łatwiejsze. Dużo rzeczy bowiem jest trudne do czasu kiedy zaczniemy to stosować.
źródła:
Jak w przypadku wielu różnych tematów tak i w przypadku marki osobistej pojawiło się przez…
Choć zabrzmi to może nieco dziwnie to wprowadzenie AI (sztucznej inteligencji) do naszego życia było…
Widmo Brockenu to dość rzadko spotykane zjawisko optyczne, najczęściej widywane w wysokich partiach gór. Można…
Zacznę może od tego, że relikwia, relikwii nie równa. Wiem jeśli nie ma się pojęcia…
Logo stanowi jeden z ważniejszych elementów tożsamości wizualnej praktycznie każdej firmy, marki czy projektu. Logo…
Budując własną markę osobistą lub chcąc ją zbudować trzeba liczyć się z wieloma wyzwaniami. Jednym…